一、电子申请的必要性

　　电子申请是在IT技术飞速发展的环境下产生的。信息技术是当今世界科技、经济和社会发展的重要驱动力，其影响力渗透到了社会的各个领域，它打破了传统的时空地域界限，巨大而深刻地改变着现有的工作模式。

　　目前，我国正在积极推行电子政务，它是将信息技术应用于公共行政管理，而电子申请则是将信息技术应用于专利审批程序，它带来的益处是专利申请更加方便快捷、运作成本更低、质量更高，不少代理人和申请人迫切地希望尽快实行电子申请。

　　世界上很多国家或地区都已经实现了电子申请，美国、欧洲和日本专利局都已接受电子申请，韩国专利局在电子申请方面进展很快，绝大部分专利都是通过互联网申请的。一个专利局能否接收电子申请已经成为衡量其业务管理水平和审查综合能力的一个标志。

　　因此，在外部有申请人要求、内部有审查和管理需求、国际上有竞争压力、技术上有把握实现的形势下，非常有必要实施电子申请，以提高专利审查速度和质量。

　　二、电子申请的目的

　　1、方便申请人申请

　　电子申请不受时间地域的限制，代理人或申请人可以在办公室里，而不必到专利局或者邮局和银行提交专利申请和办理各种专利手续。因此，电子申请更加简单、方便、快捷，还可以降低成本。

　　2、规范申请文件

　　统一标准的电子文件格式规范了申请人提交的专利申请文件，具有辅助审查功能的电子文件编辑器和电子申请提交软件可以检查电子文件中存在的错误，避免出现形式缺陷，从而使申请人和专利局都获得了规范化的高质量申请文件。

　　3、共享申请数据

　　通过共享专利申请的电子数据，减少了受理过程中的数据采集环节，使受理更为快捷，并降低了出错率。专利局对规范化的电子申请文件进行审查，将更为方便，有利于缩短审查周期。由此可以更好地为申请人提供快速高质量的服务。

　　总之，电子申请要达到的是既方便申请人申请又利于专利局审查的双赢目的。

　　三、有关电子申请的几个术语和定义

　　1、电子申请和电子文件

　　电子申请：指的是以电子文件的形式提交专利申请或办理各种专利手续的行为。

　　电子文件：指的是在电子申请时，以电子方式提交的所有文件，包括申请文件和中间文件等各种文件。

　　2、纸件申请和计算机可读副本

　　纸件申请：指的是以纸件文件的形式提交专利申请或办理各种专利手续的行为。

　　计算机可读副本：指的是在纸件申请时，随纸件正本一起提交的与纸件内容相同的电子副本。

　　3、网上缴费

　　指的是使用银行提供的互联网在线支付方式缴纳专利费用。

　　4、电子发文

　　指的是国家知识产权局以电子方式发送的各种通知书、决定或各种文件。

　　四、有关电子申请公告的一些内容

　　由于电子申请使用了信息技术，因此必然会与传统的纸件申请和审查有所不同，也必然会涉及到法律、提交专利申请方式和专利审查模式的改变，它是一个复杂的系统工程。本文将对一些法律问题和工作模式的转变问题作一个初步的探讨。

　　1、提交电子文件的人

　　申请人（专利申请授权后指专利权人）委托的代理机构或指定的联系人可以提交电子文件，并作为国家知识产权局送达电子发文的收件人。

　　联系人应当是一个自然人。当申请人是个人时，联系人应当是申请人之一；当申请人是单位时，联系人应当是该单位的工作人员。

　　2、电子文件形式的专利申请和纸件形式的专利申请

　　代理机构或申请人可以在提出专利申请时择一地选择电子文件形式或者纸件形式的专利申请：

　　（1）电子文件形式的专利申请

　　代理机构或申请人以电子文件形式申请专利的，应当以电子文件的形式提交专利申请和办理各种专利手续。

　　代理机构或申请人应当使用互联网提交电子文件，在极特殊情况下，例如当互联网出现故障无法使用时，应当提交存放在光盘中的电子文件。

　　除了特别指出的情况（例如只有纸件可以确定其法律效力的证明类文件）外，代理机构或申请人在电子申请时无需提交纸件，提交的纸件被视为电子文件正本的纸件副本。仅以纸件形式提交的，国家知识产权局视为未提交。

　　（2）纸件形式的专利申请

　　代理机构或申请人以纸件形式申请专利的，应当以纸件的形式提交专利申请和办理各种专利手续。

　　代理机构或申请人在提交纸件正本的同时，可以提交与纸件内容相同的计算机可读副本，该副本应当存放在光盘上并符合国家知识产权局电子文件格式标准。

　　3、电子文件的格式

　　电子文件的格式是指电子文件中数据信息表达和排列的格式，具体见国家知识产权局电子文件格式标准。

　　4、电子文件的法律效力

　　（1）对于《审查指南》中没有规定应当提交原件或经公证的复印件的文件，符合国家知识产权局电子文件格式标准和《专利法实施细则》有关规定并经国家知识产权局确认收到且存放在国家知识产权局服务器上的电子文件具有法律效力。代理机构或申请人在提交文件时，应当仅提交电子文件，无需再提交纸件。

　　（2）对于《审查指南》中规定应当提交原件或经公证的复印件的所有证明文件，纸件具有法律效力。代理机构或申请人应当在提交电子文件之后3日内提交该电子文件的纸件原件或经公证的纸件复印件。

　　5、电子文件法律提交日的确定

　　符合国家知识产权局电子文件格式标准和《专利法实施细则》有关规定的电子文件，其法律提交日为国家知识产权局完成接收该电子文件的日期。

　　6、国家知识产权局接收电子文件的时间

　　国家知识产权局接收电子文件的时间是法定工作日的8：00－16：00。

　　7、电子文件的接收，收到电子文件的收据和收据的送达

　　国家知识产权局通过互联网接收电子文件。在接收到电子文件后，国家知识产权局立即检查其是否包含病毒、是否符合国家知识产权局电子文件格式标准和是否符合《专利法实施细则》的有关规定。

　　对符合国家知识产权局电子文件格式标准并符合《专利法实施细则》有关规定的电子文件，国家知识产权局立即通过互联网将收到合格电子文件的电子收据发送给代理机构或申请人，并且不再寄送纸件收据。

　　在收到合格电子文件的收据中，包括：
　　（1）代理机构或联系人的名称或姓名。
　　（2）收到的电子文件的清单：包括电子文件名称和字节大小。
　　（3）收到的电子文件的序列号或申请号。
　　（4）电子文件的收到日。
　　（5）国家知识产权局标记。

　　对不符合国家知识产权局电子文件格式标准的电子文件，国家知识产权局立即通过互联网给代理机构或申请人发送提交不成功的信息。

　　对不符合《专利法实施细则》有关规定的电子文件，国家知识产权局立即通过互联网给代理机构或申请人发送不受理通知书。

　　8、电子发文的送达，发文日和送达日的确定

　　国家知识产权局收到代理机构或申请人提交的电子文件和网上缴纳的专利费用后，对提交的电子文件进行审查，并将审查结果的通知书或决定以电子发文形式存放在国家知识产权局的计算机服务器上。国家知识产权局不再发送纸件通知书或决定。

　　代理机构或申请人可以从该服务器查阅和下载审查结果的电子发文，发文日和送达日按照《审查指南》中有关纸件的规定确定。

　　9、电子发文的法律效力

　　存放在国家知识产权局服务器上的电子发文具有法律效力。

　　10、纸件证明材料

　　必要时，根据有关部门或当事人的要求，国家知识产权局可以为其制作与具有法律效力的电子文件和电子发文内容相同的纸件证明材料。

　　11、电子申请的网上缴费

　　提交电子文件的代理机构或申请人应当使用网上缴费。

　　代理机构或申请人在提交电子文件或收到国家知识产权局的电子缴费通知后，应当在规定的期限内通过网上银行向国家知识产权局缴纳相应的专利费用。

　　12、网上缴费的电子收据和发票的送达

　　国家知识产权局收到代理机构或申请人使用网上缴费缴纳的专利费用后，将收到网上缴费的电子收据通过互联网发送给代理机构或申请人并随后寄送发票。

　　在收到网上缴费的电子收据中，包括：
　　（1）代理机构或联系人名称或姓名。
　　（2）序列号或申请号。
　　（3）网上缴费的票据号。
　　（4）费种和金额。
　　（5）网上缴费的收到日（网上银行汇出日）。
　　（6）国家知识产权局标记。

　　五、电子申请前需要办理的若干手续

　　1、申请人委托一个代理机构或指定一个联系人。
　　2、从国家知识产权局电子申请网站下载电子文件编辑器。
　　3、与银行签订通过互联网缴纳专利费用的合同并开通银行在线支付功能。
　　4、代理机构或联系人持单位介绍信或身份证和银行帐号到国家知识产权局受理部门（包括地方专利代办处）提出提交电子文件的请求并与国家知识产权局签订提交电子文件的合同。
　　5、获取提交电子文件的帐号和领取身份认证密钥，得到电子申请的身份认证软件和电子文件提交软件。

　　六、电子文件提交的基本流程

　　电子文件的提交和接收及专利费用的缴纳是通过互联网进行的。在很多情况下，申请人几乎能够实时地获得专利局的反馈信息。

　　下图是提交新申请电子文件的流程示意图。在下图中，包括以下步骤：
　　1、代理机构或申请人通过互联网提交电子申请文件。
　　2、专利局通过互联网实时地给代理机构或申请人发出收到电子文件的电子收据回执。
　　3、专利局通过互联网几乎实时地给代理机构或申请人发出电子发文，即电子缴费通知书（包括申请的系列号和缴费金额）或者不受理通知书。
　　4、代理机构或申请人通过网上银行缴纳专利费用。
　　5、银行实时地将缴费成功与否的信息通过互联网发送给代理机构或申请人。

　　6、银行每天下午16：00将代理机构或申请人缴纳的专利费划拨到专利局的银行帐户上。
　　7、专利局电子收费系统于第2天将缴费信息发送到电子受理系统。
　　8、专利局电子受理系统受到缴费信息后立即给代理机构或申请人发送受理通知书和缴费的电子收据回执。
　　9、专利局电子受理系统和电子收费系统进行数据交换，将申请号和申请人信息传送到电子收费系统。
　　10、专利局收费处将发票邮寄给代理机构或申请人。

　　七、电子申请的应用软件和辅助审查

　　国家知识产权局给代理机构或申请人提供的电子申请软件有3个：
　　（1）电子文件编辑器：用于制作和编辑电子文件。
　　（2）身份认证软件：用来登录国家知识产权局的电子申请网站和进行身份认证。
　　（3）电子申请提交软件：用于提交电子申请文件。

　　其中电子文件编辑器也可以使用代理机构自行开发或者第三方开发的软件，只要形成的电子文件符合国家知识产权局电子文件格式标准就行。

　　国家知识产权局提供的电子文件编辑器和电子申请提交软件都具有辅助审查功能。电子文件编辑器是在录入数据过程中即时地进行辅助审查，给出错误信息提示。电子申请提交软件则是在提交前进行整体的辅助审查，给出审查报告。

　　辅助审查的功能包括：

　　1、受理条件的审查

　　（1）电子文件的格式是否符合国家知识产权局电子文件标准的规定。
　　（2）申请文件是否使用了中文。
　　（3）请求书中是否指明了专利申请类别，即是否指明了发明、实用新型或外观设计。
　　（4）专利申请的必要文件是否齐全，即发明专利申请是否有请求书、说明书和权利要求书；实用新型专利申请否有请求书、说明书、权利要求书和说明书附图；外观设计专利申请是否有请求书、图片或照片。
　　（5）请求书中是否缺少申请人姓名或名称及地址。
　　（6）外国申请人是否因国籍或居所原因明显无权在中国申请专利。
　　（7）外国申请人是否委托了涉外代理机构。
　　（8）港澳地区及台湾申请人是否按《审查指南》的有关规定办理了委托手续。

　　对不符合上述受理条件的电子申请，国家知识产权局将发出不受理通知书。

　　2、请求书的审查

　　（1）委托专利代理机构的申请

　　是否填写了代理机构代码、名称、地址及邮政编码、代理人姓名和代理人工作证号。

　　是否提交了专利代理委托书。

　　（2）要求优先权的申请

　　是否填写了在先申请的国别、在先申请日和在先申请号。

　　是否提交了优先权文件副本。

　　（3）分案申请

　　是否填写了原案申请号，原案申请与分案申请的类型是否相同。

　　（4）涉及生物材料的发明专利申请

　　是否填写了生物材料保藏单位和地址、保藏日期、保藏编号和分类命名。

　　是否提交了保藏证明和存活证明。

　　（5）涉及氨基酸或核苷酸序列表的发明专利申请

　　说明书中是否包含序列表。

　　序列表是否符合国家知识产权局有关标准的规定。

　　（6）要求费用减缓的申请

　　是否提交了费用减缓请求书和费用减缓证明材料。

　　（7）不丧失新颖性宽限期的申请

　　是否提交了证明材料。

　　（8）其他的审查

　　申请人是否填写了邮政编码，邮政编码是否超过或者不足6位。

　　外国申请人的姓名或名称和地名是否注明了英文原文。

　　3、申请文件的审查

　　（1）发明创造的名称

　　发明或实用新型说明书的发明名称是否与请求书的一致。

　　发明或实用新型名称的字数是否超过25个字，最长不超过40个字；外观设计名称的字数是否超过15个字。

　　（2）摘要

　　　摘要文字是否超过300个字。

　　摘要附图是否是说明书附图之一。

　　4、缴纳专利费用和期限的提示

　　对新的专利申请，提示缴纳专利申请费、申请附加费和公布印刷费；要求了优先权的申请，提示缴纳优先权费。

　　对其他请求，例如著录事项变更请求、实质审查请求、复审请求和无效宣告请求等，提示缴纳相应的费用和期限。

　　八、结束语

　　本文对电子申请的必要性、目的和一些法律问题、流程问题、运作模式问题及电子申请软件的一些功能进行了介绍。电子申请是运用信息技术的一个新事物，而专利申请和审查又是法律性很强的一项工作，因此必然会有不少值得进一步探讨的地方。希望代理机构和专利局进行更深入的研讨，充分利用电子申请带来的益处，达到既方便申请人申请又利于专利局审查的双赢目的。